Jak powinno się przeprowadzać rozmowy telefoniczne?

Bardzo dużo ludzi po prostu nie lubi rozmawiać przez telefon (wyjątek oczywiście stanowią kontakty z przyjaciółmi czy rodziną). Co ciekawe, problem ten dotyka nie tylko przeciętnych osób, ale również tych, mających stały kontakt z ludźmi i pracujących w poważnych korporacjach, stawiających na profesjonalizm oraz zaufanie.

W tym przypadku niechęć wiąże się głównie z obawą przed popełnieniem błędu podczas prowadzenia telefonicznej konwersacji. O jakich więc zasadach powinni pamiętać? Kiedy dzwoni się do innej firmy, najpierw trzeba podać swoje imię i nazwisko, a później nazwę przedsiębiorstwa, z którego wykonujemy telefon.

Jeśli natomiast sytuacja jest odwrotna i telefon odbiera się w biurze, obowiązkowo powinno się wymienić w pierwszej kolejności nazwę korporacji, by osoba dzwoniąca wiedziała, że na pewno wybrała właściwy numer. Przed wybraniem konkretnego numeru nie zaszkodzi ułożyć sobie mniej więcej wypowiedzi w myślach, by nie tracić czasu na zastanawianie się już podczas konwersacji i nie irytować osoby po drugiej stronie ciągłym jąkaniem.

Można też wypisać w punktach sprawy, które zamierza się poruszyć. Konieczne jest także zorientowanie się, czy ktoś, z którym ma zostać przeprowadzona rozmowa, ma w ogóle na nią czas.

Warto mieć przy sobie notatnik, który pozwoli zanotować ważniejsze informacje. Należy pamiętać, by nie przerywać rozmówcy i uważnie słuchać, co mówi oraz potakiwać w odpowiednich momentach – będzie to świadczyć o takcie i jednoczesnym zaangażowaniu w sprawę.